您的員工經常在不同的應用程序中查看同一組數據。

營銷人員可能會在營銷自動化平臺中查看潛在客戶，銷售可能會在 CRM 中查看它們； HR 團隊可能會在人力資源信息系統中跟蹤員工信息，而 IT 可能會在項目管理系統中跟蹤信息；財務團隊可能會在 ERP 系統中審查銷售訂單，而您面向客戶的員工可能會在 CRM 中審查它們......

在應用程序之間顯示相同的記錄類型顯然是必不可少的，但是在應用程序中手動重新輸入數據的過程使員工容易出現錯誤，從而在系統之間產生數據差異。

這會導致職能部門之間的錯位和摩擦，個別團隊被誤導做出錯誤的決策，以及關鍵業務報告變得不準確。鑒于這些后果，糟糕的數據質量每年給組織造成數百萬的損失也就不足為奇了。

數據同步巧妙地解決了這個問題，因為它幾乎可以確保跨應用的數據一致且準確 - 假設你使用的是無錯誤的源系統。

為了幫助您充分了解數據同步，我們將繼續定義它，查看常見示例，探索其優勢，并分享如何實現它。

數據同步定義

數據同步是在兩個或多個系統之間保持記錄類型相同的持續過程。這可以實時、近乎實時或批量完成。

數據同步的類型

同步過程可以通過以下兩種方式之一進行：

單向數據同步

單向同步是指源系統中的更改導致下游系統的變化，而不是相反。

為了幫助說明這個定義，讓我們使用一個例子。假設您使用 CRM 作為源系統，使用ERP工具作為下游系統，并決定同步以下記錄類型。因此，當客戶記錄、問題摘要或案例編號在 CRM 中被修改時，相應ERP里記錄中的信息也會相應更改。但是，相反的情況不會影響 CRM 的記錄。

雙向數據同步

雙向同步是指源系統或下游系統中的更改導致其他系統發生更改。

現在，讓我們使用前面的相同示例，但在雙向同步的上下文中。在這種情況下，哪個作為源，哪個作為下游系統并不重要。每當 CRM 或ERP 工具中的同步記錄發生更改時，其他系統中的相應記錄也會相應更改。

最后，雖然很難一概而論，但同步的數據類型通常位于主數據集中。它也是通常更改頻率較低的數據，并且在整個生命周期中得到管理。

有了這個數據同步定義，讓我們來探討一些常見的用例。

常見數據同步

我們將通過幾個實際的例子來說明上述幾點：

1. 同步員工數據

將新員工添加到系統中的過程通常首先將他們添加到人力資源信息系統中；添加員工的名字和姓氏、電子郵件地址、職位和招聘經理等信息的地方。

假設CRM是需要員工信息的下游應用程序之一。您可以構建單向數據同步，每當數據源中的員工數據發生更改時，CRM 中就會發生相應的更改。相反，您可以構建一個雙向數據同步，其行為類似于上述，并允許 CRM 中的更改也會導致數據源中的相應更改。

2. 同步事件數據

當兩家公司的產品緊密交織在一起時，他們可能希望在各自的事件管理平臺中跟蹤問題；這樣，每個組織的團隊都可以密切關注任何問題，并在適當的時候努力解決任何問題。

您可以創建數據同步，使每個公司的 ITSM 工具與另一個公司保持一致。更具體地說，您可以構建雙向數據同步，每當一家公司在其工具中創建事件時，另一家公司的工具也會接收該事件。這使兩個團隊能夠協調并更快地解決問題。

3. 同步客戶數據

一旦新客戶及其信息被添加到您的 CRM 中，這些數據可能需要在各種其他應用程序中提供。其中包括客戶成功應用程序、報告和分析工具、營銷平臺、財務系統等。

雖然這通常取決于公司和情況，但客戶數據通常更適合雙向同步。為什么？因為在 CRM 外部的應用程序中執行活動的各種功能可能會發現信息或遇到需要在其 CRM 中工作的人員查看的問題。

例如，財務部門的員工可能在向客戶開具發票時遇到問題。使用雙向同步，他們將能夠在ERP系統中創建案例（突出顯示問題），并將案例也填充到CRM中。在那里，銷售代表可以意識到發票問題并迅速采取行動。

同步數據的好處

考慮到這些用例，以及無數其他用例，同步數據為企業帶來大量好處也就不足為奇了。

消除了數據孤島

現在，員工可以在他們工作的應用程序中訪問他們需要的數據，他們可以避免請求訪問這些數據的繁瑣過程，或者更糟糕的是，甚至不知道數據的存在。

可以防止大量數據輸入

手動輸入數據的過程不僅讓員工感到不愉快。它還可能導致影響數據質量的人為錯誤，無論這意味著員工輸入錯誤的信息還是忘記輸入信息。作為回應，員工被迫執行大量返工，這使他們無法完成其他關鍵業務任務。

數據同步可確保員工不必跨應用程序重新輸入數據，并且這樣做可以避免上述負面后果。

可以執行多個數據操作

這些操作包括創建記錄、更新記錄和刪除任何記錄。

通過跨應用結合使用這些操作，數據同步可以為員工和企業帶來更大的價值。

數據可以近乎實時地同步

雖然在某些情況下，批量同步數據可能就足夠了，但近乎實時的同步對于成功執行業務流程通常非常有價值。

實時數據同步使銷售和財務團隊能夠更有效地協作管理交易，使產品和客戶支持能夠更快地解決問題等。

數據同步挑戰

數據同步的常見挑戰包括可擴展性問題、安全風險和性能限制。

讓我們仔細看看每個問題：

可擴展性問題

實現和維護數據同步的許多方法都是資源密集型的。它們需要您的開發人員參與并投入大量時間，而他們需要專注于核心產品計劃。

由于您的組織可能需要實施和維護數十個數據同步，并最終實現數百個數據同步，因此這可能很困難，甚至不可能。

安全風險

要連接的應用程序和生成的數據同步流可能包含敏感的業務關鍵信息。

如果您用于連接這些系統并實現這些同步的第三方或內部解決方案無法提供足夠的安全性和治理控制，則敏感數據很容易落入壞人之手，并被用于損害業務的方式。

性能限制

雖然數據同步顯然很有價值，但它們只能簡化應用程序之間共享信息的過程。它們也沒有提供員工根據數據采取行動所需的規范性指導。

例如，如果您將 CRM 中的案例與 ITSM 工具中的事件同步，您的支持團隊可能不知道如何立即響應這些問題。即使他們這樣做了，他們的響應也可能需要他們采取額外的手動密集型步驟，這會阻止他們提供快速的解決方案。

如何同步數據

一旦你開始同步你的數據，你就需要考慮不同的解決方案，以幫助你實現任何同步。

以下是每個解決方案的細分：

1.自定義編碼

此方法依賴于開發人員使用自定義代碼來同步數據。

這種方法很有幫助，因為它可以讓您避免與第三方合作和依賴第三方。但是，您的工程師將不得不投入大量時間來實施和維護這些數據同步，從而將他們從他們特別適合執行的其他關鍵業務工作中抽離出來。

2. 原生集成

這涉及使用應用程序的預構建集成和數據流與另一個應用程序。

這可能具有成本效益，因為提供集成的應用程序供應商可能會以低價提供它，甚至將其包含在您的訂閱中。此外，根據你要構建的數據同步，它可能滿足你的要求。

也就是說，供應商很有可能沒有提供與您要連接的所有應用程序的開箱即用連接。即使它們這樣做，這些集成也可能無法連接到您需要的端點。

3. 機器人流程自動化（RPA）軟件

RPA 軟件允許您通過本質上使用軟件腳本或“機器人”在 UI 級別的應用程序之間復制和粘貼數據來同步數據。

這在短期內可以滿足您的要求，但隨著時間的推移可能會出現問題。例如，像更改特定字段或對象的名稱這樣簡單的事情就足以破壞集成。即使將字段或對象移動到 UI 中的其他位置也可能導致數據同步中斷。此外，“機器人”需要技術專長來實施和維護。與自定義編碼類似，這使得 RPA 軟件難以擴展。

4. 集成平臺即服務（iPaaS）

iPaaS 可以通過在 API 級別集成應用程序來幫助您實現數據同步。這比基于 UI 的集成提供了更高的穩定性，因為對應用程序的某個 UI 的更改不會導致數據同步中斷。此外，iPaaS 提供高性能，因為 API 允許您實現實時或近乎實時的數據同步。

iPaaS 解決方案通常還提供廣泛的應用程序連接器和自動化模板，這可以幫助您的團隊快速實施集成，而無需開發人員參與。

值得注意的是，iPaaS 供應商在易用性、他們解決的用例以及他們提供的支持質量等方面可能會有很大差異，這意味著您需要仔細評估您的選擇。

使用數環通大規模同步數據

數環通是企業應用集成領域的領導者，它提供了一個低代碼/無代碼平臺，允許您的團隊在不使用開發人員資源的情況下實現數據同步，從而為他們提供帶寬以專注于其他關鍵領域。

此外，我們的平臺可以通過使用 webhook 或輪詢的觸發器執行同步；前者允許您在觸發事件發生時實時執行同步，而后者允許您以預定義的時間節奏（例如每 5 分鐘）近乎實時地執行同步。

數據同步常見問題

數據同步可能會引發一系列問題。如果您仍然有疑問，我們將在下面解決更多問題。

Q：實時同步和近實時同步有什么區別？

這些定義通常是主觀的，但一般來說，實時涉及在幾毫秒或個位數秒內同步系統之間的數據，而近實時可以以秒或個位數分鐘為單位來衡量。同時，批量同步可以在更長的幾分鐘范圍內（例如每 30 分鐘一次）執行，也可以在幾小時或幾天內執行。

Q：數據同步和數據備份有什么區別？

數據備份涉及按特定節奏拍攝數據快照（例如每日快照），允許您將其恢復到特定時間段內的形式。同時，數據同步不執行數據備份，因為它的目標是保持系統同步。

Q：數據集成與數據同步有什么關系？

數據集成的定義與數據同步的定義有根本的不同。

數據集成涉及從各種來源獲取數據、驗證數據（以消除冗余和不準確）、轉換數據（以適應數據倉庫使用的數據模型），然后將其加載到數據倉庫中。

一旦數據進入倉庫，就可以與下游系統實時同步，近乎實時，或者使用批處理方法。

Q：數據同步和數據復制是一回事嗎？

數據同步和數據復制經常被錯誤地視為同一部分。但是，與數據同步不同，數據復制通常用于備份完整的數據集，目的是保持高水平的數據可用性。

Q：存在哪些類型的數據同步工具？

有一系列數據同步解決方案可供選擇。這包括集成平臺即服務，它通過其應用程序編程接口 （API） 連接應用程序；RPA 軟件，使用機器人在 UI 級別模仿人類任務；以及（如前所述）企業自動化平臺，該平臺可以通過 API 集成您的應用程序并端到端自動化您的工作流程。

Q：什么是不同步數據？

它只是當一個系統中的記錄類型具有與另一個系統中的相同記錄類型不同的信息時。

這可能是由于系統的記錄類型之間缺乏同步所致。但是，更有可能的是，同步節奏不能適應更改發生后不久。例如，一旦客戶記錄在 CRM 中進行調整，ERP 系統中的同一客戶記錄現在就是過時的版本，并且可能在幾周內（或運行下一個同步過程時）不會更新。諸如此類的案例凸顯了對實時或近乎實時同步的需求。

Q：什么是數據庫同步？

數據庫同步遵循數據同步的定義，只不過它僅適用于數據庫。換句話說，它是在兩個或多個數據庫之間保持記錄類型相同的持續過程。