自動化流程：邁向 AI 原生企業(yè)
目錄
自動化的優(yōu)缺點(diǎn)
如何將電子表格轉(zhuǎn)換為應(yīng)用程序
超自動化入門
自純手動流程時代以來，我們的業(yè)務(wù)已經(jīng)走了很長一段路。畢竟，這些天你在工作中投入了多少紙張？
在這個正在進(jìn)行的關(guān)于讓您的企業(yè)為 AI 革命做好準(zhǔn)備的系列中，我們已經(jīng)介紹了手動流程如何為我們提供了良好的服務(wù)，并且在某些情況下電子表格仍然占有一席之地。
但這些過程有局限性和風(fēng)險。隨著我們攀登流程成熟度階梯 （PML），我們從手動流程過渡到自動化流程。
自動化在我們邁向人工智能的旅程中至關(guān)重要，人工智能有望改變企業(yè)和行業(yè)。本文將深入探討自動化流程，在探索多云復(fù)合流程和應(yīng)用程序的同時討論其優(yōu)缺點(diǎn)。
01 自動化的優(yōu)勢
自動化流程有很多好處。其中最重要的是提高效率。自動化使企業(yè)能夠更快、更準(zhǔn)確地完成任務(wù)，從而節(jié)省成本并提高生產(chǎn)力。
此外，數(shù)據(jù)和流程自動化可以釋放員工的時間，使他們能夠?qū)Ｗ⒂谛枰祟惻袛唷?chuàng)造力或同理心的高價值任務(wù)。
另一個積極因素是減少了錯誤。人為是手動流程中錯誤的常見原因。通過自動化流程，企業(yè)可以減少出錯的可能性并提高其整體運(yùn)營質(zhì)量。
自動化還可以帶來更好的可擴(kuò)展性。隨著業(yè)務(wù)的增長，手動流程可能變得越來越難以管理。自動化流程可以更有效地擴(kuò)展，使企業(yè)能夠處理增加的工作負(fù)載并繼續(xù)增長。
最后，自動化為人工智能的采用提供了堅實(shí)的基礎(chǔ)。通過自動化流程，企業(yè)可以更有效地收集和分析數(shù)據(jù)，這對于訓(xùn)練人工智能算法和實(shí)施機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)至關(guān)重要。
02 自動化的缺點(diǎn)
盡管自動化有很多優(yōu)點(diǎn)，但它也有缺點(diǎn)。主要問題之一是實(shí)施自動化系統(tǒng)的初始成本。雖然長期利益往往超過這些成本，但企業(yè)可能需要幫助來證明前期投資的合理性。
另一個是潛在的失業(yè)。隨著自動化變得越來越普遍，一些工人可能會發(fā)現(xiàn)他們的角色變得過時了。企業(yè)必須平衡自動化的好處和對員工的影響。當(dāng)我們衡量人工智能的潛在影響時尤其如此。
此外，自動化系統(tǒng)可能容易受到故障或漏洞的影響。雖然自動化減少了人為錯誤，但它也可能帶來新的風(fēng)險，例如網(wǎng)絡(luò)攻擊或技術(shù)故障。企業(yè)必須采取措施確保其自動化流程的安全性和可靠性。
我們建議盡可能多地自動化您的流程。但是，無論您是否選擇自動化流程，以數(shù)字格式提供數(shù)據(jù)都很重要，這樣它就可以用于為數(shù)據(jù)饑渴的 AI 模型和系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)。
記錄和維護(hù)流程的每一步也至關(guān)重要，因?yàn)榧词故亲詈唵蔚牧鞒桃矔S著時間的推移而變得復(fù)雜。
03 康威定律和跨云復(fù)雜性的自動化
如果企業(yè)很復(fù)雜，那么假設(shè)業(yè)務(wù)流程也可能如此可能并不為過。畢竟，康威定律告訴我們，組織的結(jié)構(gòu)直接影響其系統(tǒng)和流程。企業(yè)越復(fù)雜，流程、應(yīng)用程序和服務(wù)就越復(fù)雜。雖然自動化可以使復(fù)雜的系統(tǒng)高效運(yùn)行，但它也可以創(chuàng)建抽象層，使系統(tǒng)中的錯誤難以跟蹤。
例如，復(fù)雜的組織通常依賴于跨多個云平臺托管的各種應(yīng)用程序和服務(wù)。這種方法稱為多云計算。多云復(fù)合流程和應(yīng)用程序涉及集成和編排來自多個云平臺和本地終結(jié)點(diǎn)的服務(wù)。
為了成功實(shí)施多云復(fù)合流程和應(yīng)用程序，企業(yè)需要基于云的現(xiàn)代中間件，以便輕松連接應(yīng)用程序和服務(wù)的混合（本地和云原生）端點(diǎn)。該中間件充當(dāng)各種應(yīng)用程序和服務(wù)之間的管道，使它們能夠無縫通信和共享數(shù)據(jù)。
基于云的現(xiàn)代中間件為企業(yè)提供了靈活性和敏捷性，以適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)需求并使用新技術(shù)。它還有助于降低跨多個云或本地平臺管理和集成應(yīng)用程序和服務(wù)的復(fù)雜性。這使得企業(yè)更容易專注于創(chuàng)新和增長。
多云復(fù)合流程的一個關(guān)鍵方面是通過 API 公開或抽象流程或數(shù)據(jù)。對于外行，API 是應(yīng)用程序編程接口的首字母縮寫。API 可以公開或抽象一組協(xié)議、進(jìn)程和函數(shù)，這些協(xié)議、進(jìn)程和函數(shù)允許不同的軟件相互通信和共享數(shù)據(jù)。
暴露 API 使數(shù)據(jù)能夠在另一個進(jìn)程、應(yīng)用程序或服務(wù)中使用。這通常是通過提供終結(jié)點(diǎn)（像 URL 這樣的連接）以及預(yù)期行為或請求的數(shù)據(jù)輸出來完成的。通過抽象 API，例程和流程的詳細(xì)信息對使用者是隱藏的。使用者從 API“調(diào)用”中獲取所需的特定數(shù)據(jù)，但提供程序會限制訪問并可以隱藏進(jìn)程詳細(xì)信息。公開或抽象 API 的這種組合旨在提供預(yù)期的結(jié)果，無論人們尋求數(shù)據(jù)還是功能。
API 使不同的軟件應(yīng)用程序能夠交互，允許企業(yè)通過組合來自現(xiàn)有應(yīng)用程序和服務(wù)的數(shù)據(jù)來創(chuàng)建新的創(chuàng)新服務(wù)。強(qiáng)大的集成和自動化平臺允許用戶創(chuàng)建新的 API 或公開現(xiàn)有 API，以便其他調(diào)用方（人或機(jī)器）可以使用這些抽象為數(shù)據(jù)管道提供有意義的值。此外，訪問可以（并且應(yīng)該）由 API 網(wǎng)關(guān)或 API 管理 （APIIM） 平臺或模塊管理。這樣，您可以針對誰有權(quán)訪問您的 API、他們可以訪問哪些 API 以及在一段時間內(nèi)訪問這些 API 的頻率制定規(guī)則。
通過 API 提供流程和數(shù)據(jù)，企業(yè)可以更有效地自動化和集成其運(yùn)營，從而提高效率和協(xié)作。API 還有助于新應(yīng)用程序和服務(wù)的開發(fā)，因?yàn)殚_發(fā)人員可以在現(xiàn)有功能的基礎(chǔ)上進(jìn)行構(gòu)建，而無需從頭開始。
04 如何自動化電子表格？
...并增強(qiáng)數(shù)據(jù)能力。
我們之前關(guān)于手動流程的文章側(cè)重于將簡單的電子表格轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫。回想一下，電子表格非常適合單獨(dú)使用，但對于企業(yè)信息系統(tǒng)來說卻很差。讓我們重溫該示例，以更深入地了解如何將電子表格轉(zhuǎn)換為其他自動化流程可以輕松訪問數(shù)據(jù)的端點(diǎn)。有幾種方法可以自動執(zhí)行電子表格：
1. 將電子表格公開為數(shù)據(jù)庫
2. 將電子表格遷移到數(shù)據(jù)庫中
3. 將電子表格變成一個成熟的應(yīng)用程序
使用電子表格作為數(shù)據(jù)庫
將電子表格轉(zhuǎn)換為端點(diǎn)意味著它成為各種數(shù)據(jù)庫（但不是正式意義上的數(shù)據(jù)庫）。企業(yè)可以使用Excel API等工具向其他應(yīng)用程序和服務(wù)公開電子表格數(shù)據(jù)Microsoft。這使其他自動化流程無需手動干預(yù)即可讀取、寫入或更新電子表格中的數(shù)據(jù)。
例如，每當(dāng)下新訂單時，庫存管理系統(tǒng)可以自動更新電子表格中的庫存，或者客戶關(guān)系管理 （CRM） 系統(tǒng)可以使用新客戶信息自動更新電子表格。可以直接在電子表格中訪問數(shù)據(jù)，也可以從電子表格訪問數(shù)據(jù)，就好像它是企業(yè)記錄信息系統(tǒng)一樣。人類協(xié)作的進(jìn)入門檻很低，因?yàn)槲覀円恢痹谑褂秒娮颖砀瘢乙簿哂谐杀拘б妗?/p>
快樂的日子，對吧？錯！
電子表格直接暴露給其他應(yīng)用程序，就好像它是企業(yè)記錄系統(tǒng)一樣是一個壞主意 - 如果它是自動化的，那就更糟了。與企業(yè)級數(shù)據(jù)庫不同，電子表格在構(gòu)建時不具備數(shù)據(jù)完整性、速度、彈性、可擴(kuò)展性和安全性。
如果數(shù)據(jù)對業(yè)務(wù)至關(guān)重要，請構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建邏輯架構(gòu)，然后將數(shù)據(jù)從電子表格遷移到數(shù)據(jù)庫。
將電子表格遷移到數(shù)據(jù)庫
將電子表格遷移到數(shù)據(jù)庫中是一種更實(shí)用的方法，可以使其成為企業(yè)級記錄系統(tǒng)。與其直接向其他應(yīng)用程序公開電子表格的 API，不如將電子表格的結(jié)構(gòu)映射到實(shí)際數(shù)據(jù)庫中。由于數(shù)據(jù)持久保存在企業(yè)級分類賬中，每筆交易（即兩個或多個系統(tǒng)之間記錄的信息交換）都會寫入分類賬。
無論您的電子表格是變成傳統(tǒng)的關(guān)系文檔還是任何其他類型的數(shù)據(jù)庫，從該數(shù)據(jù)庫寫入或檢索的數(shù)據(jù)都是企業(yè)級的。
一旦這些信息被存儲起來，只有想象力、治理、安全、時間和資源成為可能性藝術(shù)的障礙。
實(shí)現(xiàn)電子表格到數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換的方式會有所不同。某些過程可能很簡單，例如映射電子表格的標(biāo)頭以形成一個或多個數(shù)據(jù)庫表列的架構(gòu)。其他人將需要大量的思想、精力、時間和資源，這需要多個利益相關(guān)者的參與。
在每種情況下，您都必須查看當(dāng)前（按原樣）交換數(shù)據(jù)的過程和所需的（將來）過程。您必須仔細(xì)考慮數(shù)據(jù)如何與其他應(yīng)用程序交互，尤其是在該過程自動化時。然后，您需要查看兩者之間的差距，并決定如何從當(dāng)前狀態(tài)到未來狀態(tài)進(jìn)行權(quán)衡。
將電子表格遷移到數(shù)據(jù)庫對于自動化流程至關(guān)重要。在創(chuàng)建、交換和更新數(shù)據(jù)和架構(gòu)時，注入智能和您所做的一切至關(guān)重要。以下是七個關(guān)鍵要點(diǎn)：
①分析和準(zhǔn)備數(shù)據(jù)：
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查看電子表格數(shù)據(jù)，確保其結(jié)構(gòu)良好且一致
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識別差異、缺失值或重復(fù)項(xiàng)，并根據(jù)需要清理數(shù)據(jù)
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確定電子表格中每一列的適當(dāng)數(shù)據(jù)類型和格式，同時考慮目標(biāo)數(shù)據(jù)庫的要求
②選擇正確的數(shù)據(jù)庫平臺：
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根據(jù)可擴(kuò)展性、性能、安全性和與第三方系統(tǒng)集成的便利性評估各種數(shù)據(jù)庫平臺
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選擇數(shù)據(jù)庫平臺時，請考慮組織的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、資源和專業(yè)知識
③設(shè)計數(shù)據(jù)庫架構(gòu)：
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創(chuàng)建表示電子表格數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和關(guān)系的架構(gòu)
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定義表、列、主鍵、外鍵和索引，確保它們與步驟 1 中標(biāo)識的數(shù)據(jù)類型和格式一致
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考慮任何未來的數(shù)據(jù)要求以及規(guī)范化或非規(guī)范化的需求，以優(yōu)化性能和可維護(hù)性
④導(dǎo)入數(shù)據(jù)：
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將電子表格數(shù)據(jù)導(dǎo)出為中間格式，例如 CSV、XML 或 JSON
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使用特定于數(shù)據(jù)庫的工具、導(dǎo)入向?qū)Щ蜃远x腳本將數(shù)據(jù)從中間格式導(dǎo)入到目標(biāo)數(shù)據(jù)庫中
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通過對數(shù)據(jù)庫運(yùn)行查詢和檢查來驗(yàn)證數(shù)據(jù)是否已正確導(dǎo)入
⑤配置第三方系統(tǒng)的訪問權(quán)限：
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在數(shù)據(jù)庫中設(shè)置適當(dāng)?shù)挠脩魩簟⒔巧蜋?quán)限，以控制來自第三方系統(tǒng)的訪問
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實(shí)施任何必要的身份驗(yàn)證和授權(quán)機(jī)制以確保安全訪問
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為第三方系統(tǒng)提供連接字符串、API 或其他接口以與數(shù)據(jù)庫交互
⑥測試和驗(yàn)證遷移：
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執(zhí)行全面測試，以確保遷移的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、一致且可供預(yù)期的第三方系統(tǒng)訪問
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驗(yàn)證數(shù)據(jù)庫在新環(huán)境中的性能、穩(wěn)定性和安全性
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解決測試和驗(yàn)證期間出現(xiàn)的任何問題或疑慮，根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整
⑦監(jiān)視和維護(hù)數(shù)據(jù)庫：
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建立持續(xù)的監(jiān)視和維護(hù)流程，以確保數(shù)據(jù)庫保持性能、安全性和最新狀態(tài)
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實(shí)施備份和恢復(fù)策略以保護(hù)數(shù)據(jù)
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隨時了解所選數(shù)據(jù)庫平臺的更新和改進(jìn)，并根據(jù)需要應(yīng)用它們來優(yōu)化系統(tǒng)
從數(shù)據(jù)庫到應(yīng)用程序和無限的自動化可能性
世界是你的牡蠣，你的信息保存在企業(yè)級數(shù)據(jù)庫中。
想象一下，如果您可以為您的貿(mào)易伙伴提供一個應(yīng)用程序，允許他們輕松上傳任何格式的數(shù)據(jù)（包括電子表格，還有 PDF 和許多其他類型的文檔）？如果此應(yīng)用程序可以解析文件，檢查它是否存在任何安全威脅，并查找自上次上傳以來對其結(jié)構(gòu)（元數(shù)據(jù)）或其中包含的數(shù)據(jù)的任何更改，該怎么辦？如何提供 Web 界面、儀表板、唯一登錄名和 API 來存儲數(shù)據(jù)并以您認(rèn)為不可能的方式訪問數(shù)據(jù)？
嗯，這不僅是可能的，而且今天比以往任何時候都更不復(fù)雜，更省時，而且更實(shí)惠。將數(shù)據(jù)安全地保存在數(shù)據(jù)庫中，可以用它做很多事情。以下是自動化流程的十種方法，因?yàn)槟臄?shù)據(jù)位于數(shù)據(jù)庫中：
①蜜蜂屬：應(yīng)用程序編程接口 （API） 提供了一種與數(shù)據(jù)和服務(wù)交互的結(jié)構(gòu)化方式，允許自動化流程訪問和操作存儲在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。
②直接數(shù)據(jù)庫查詢：自動化進(jìn)程可以通過直接針對數(shù)據(jù)庫執(zhí)行 SQL（結(jié)構(gòu)化查詢語言）或其他查詢語言來訪問數(shù)據(jù)。
③數(shù)據(jù)庫觸發(fā)器： 為響應(yīng)特定數(shù)據(jù)庫事件而自動執(zhí)行的預(yù)定義操作。自動化流程可以利用觸發(fā)器對數(shù)據(jù)庫中發(fā)生的數(shù)據(jù)更改或事件執(zhí)行操作。
④數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換：消息隊(duì)列、數(shù)據(jù)集成平臺或 ETL（提取、轉(zhuǎn)換、加載）工具等中間件組件連接到數(shù)據(jù)庫并在系統(tǒng)之間移動數(shù)據(jù)。自動化流程可以使用這些中間件組件來訪問和操作數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。
⑤數(shù)據(jù)導(dǎo)出/導(dǎo)入：自動化過程可以將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出為文件格式（例如，CSV，JSON，XML），然后將其導(dǎo)入另一個系統(tǒng)或應(yīng)用程序進(jìn)行處理。
⑥SaaS應(yīng)用： 作為數(shù)據(jù)庫的替代方法，電子表格標(biāo)頭可以映射到 SaaS 應(yīng)用程序的對象字段。SaaS 應(yīng)用程序是一個記錄系統(tǒng)，它有一個持久的數(shù)據(jù)存儲，這是一個嵌入式數(shù)據(jù)庫。
⑦網(wǎng)絡(luò)鉤子/偵聽器：Webhook 是用戶定義的 HTTP 回調(diào)，允許在數(shù)據(jù)庫中發(fā)生特定事件或數(shù)據(jù)更改時通知自動化進(jìn)程。然后，這些進(jìn)程訪問相關(guān)數(shù)據(jù)以進(jìn)行進(jìn)一步處理。
⑧嵌入式數(shù)據(jù)庫：一些應(yīng)用程序直接在應(yīng)用程序中嵌入數(shù)據(jù)庫，無需外部連接或 API，即可提供對自動化流程的無縫數(shù)據(jù)訪問。此方法在移動和桌面應(yīng)用程序中很常見。
⑨遠(yuǎn)程過程調(diào)用 （RPC）：這些允許自動化進(jìn)程調(diào)用遠(yuǎn)程系統(tǒng)上的函數(shù)或過程，然后遠(yuǎn)程系統(tǒng)可以訪問和操作存儲在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。這樣可以更直接、更高效地與數(shù)據(jù)交互。
⑩數(shù)據(jù)流：Apache Kafka、Amazon Kinesis、Pulsar、Solace 等技術(shù)在數(shù)據(jù)庫和自動化流程之間實(shí)時移動數(shù)據(jù)。此方法有利于事件驅(qū)動的體系結(jié)構(gòu)和實(shí)時分析。
像數(shù)環(huán)通這樣的基于云的現(xiàn)代集成和自動化平臺可以與駐留在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)流進(jìn)行交互并實(shí)現(xiàn)自動化。
無論您是想創(chuàng)建簡單的接口以允許端點(diǎn)從數(shù)據(jù)庫中寫入或檢索數(shù)據(jù)，還是要構(gòu)建具有許多花里胡哨的花哨的自主開發(fā)應(yīng)用程序，在數(shù)據(jù)庫中擁有數(shù)據(jù)都可以使您處于可以自動化的位置。
05 自動化是人工智能的基礎(chǔ)
自動化是邁向人工智能的關(guān)鍵一步。人工智能有望通過使企業(yè)能夠做出更明智的決策、改善客戶體驗(yàn)并優(yōu)化運(yùn)營來徹底改變企業(yè)。然而，實(shí)現(xiàn)這些優(yōu)勢需要自動化流程的堅實(shí)基礎(chǔ)。
自動化流程使企業(yè)能夠收集和分析大量數(shù)據(jù)，這對于訓(xùn)練人工智能算法和實(shí)施機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)至關(guān)重要。通過自動化流程，企業(yè)可以確保其數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整和最新，使其成為人工智能系統(tǒng)的寶貴資源。
此外，自動化可幫助企業(yè)從基于規(guī)則的流程過渡到更先進(jìn)的人工智能技術(shù)。我們將在本系列的下一篇文章中更詳細(xì)地討論這些智能流程。
隨著流程變得更加自動化，企業(yè)可以開始結(jié)合機(jī)器學(xué)習(xí)算法來識別模式并根據(jù)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測。這使企業(yè)能夠超越簡單的自動化，并充分利用人工智能的全部力量。
06 超自動化：邁向 AI 原生企業(yè)
隨著我們深入研究自動化世界，重要的是要觸及一個將自動化提升到新高度的新興概念——超自動化。超自動化結(jié)合了多種先進(jìn)技術(shù)，旨在實(shí)現(xiàn)整個端到端流程的自動化，而不僅僅是單個任務(wù)。通過集成 AI、機(jī)器學(xué)習(xí)、機(jī)器人流程自動化 （RPA）、智能文檔處理 （IDP） 和智能業(yè)務(wù)流程管理 （iBPM），超自動化使企業(yè)變得更加敏捷、高效和有彈性。
雖然本文主要關(guān)注從手動流程到自動化流程的過渡，但值得注意的是，旅程并不止于此。接下來，我們對流程成熟度階梯的探索將花時間通過智能流程的視角來解決超自動化問題，更詳細(xì)地探討其潛在優(yōu)勢、挑戰(zhàn)和實(shí)際應(yīng)用。
自動化是邁向人工智能之旅的重要組成部分。通過自動化流程，企業(yè)可以提高效率，減少錯誤，并為更高級的人工智能應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。同時，企業(yè)必須意識到自動化的潛在缺點(diǎn)，并采取措施減輕這些風(fēng)險。通過使用多云復(fù)合流程和應(yīng)用程序；基于云的現(xiàn)代中間件和 API，企業(yè)可以利用自動化的全部潛力，走上真正的數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路，邁向 AI 原生企業(yè)。
請繼續(xù)關(guān)注本博客系列的第四部分，我們將在其中討論智能流程。
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